Księga wieczysta jest najważniejszym dokumentem dotyczącym nieruchomości, jest tym czym dla każdego z nas dowód osobisty i metryka. Księga jest przy tym dokumentem dosyć skomplikowanym, tak więc aby nie zginąć w gąszczu danych, warto nauczyć się na co zwracać uwagę i jak znajdować potrzebne informacje.

Księgi wieczyste prowadzi się w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości. Jeżeli jakieś prawo (np. własność) jest ujawnione w księdze wieczystej, to domniemywa się, że prawo to jest zgodne z rzeczywistym stanem prawnym nieruchomości.
Najważniejszą zasadą dotyczącą ksiąg wieczystych jest rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych. co to znaczy? Otóż jeśli okaże się, że istnieje niezgodność między stanem prawnym ujawnionym w księdze wieczystej, a rzeczywistym stanem prawnym to treść księgi rozstrzyga kto przez czynność prawną nabył własność lub inne prawo rzeczowe. Rękojmia nie chroni osób działających w złej wierze, czyli tych, którzy wiedzą (lub z łatwością mogli się o tym dowiedzieć), że treść księgi jest niezgodna z rzeczywistym stanem prawnym.

W imię bezpieczeństwa obrotu, przepisy przyznają bezwzględną przewagę stanu prawnego ujawnionego w księdze wieczystej nad rzeczywistym stanem prawnym. Powyższą zasadę można zilustrować przykładem: nabywamy nieruchomość od pana Malinowskiego, który ujawniony jest w księdze wieczystej jako właściciel. Po jakimś czasie okazuje się, że rzeczywistym właścicielem był pan Nowak, ponieważ to on był np. jedynym spadkobiercą przedmiotowej nieruchomości. Mimo, iż nabyliśmy nieruchomość od osoby nie będącej właścicielem, ale wpisanej w księdze wieczystej jako właściciel, nasze nabycie jest ważne i skuteczne.

Księgi wieczyste są prowadzone przez sądy rejonowe (Wydziały Ksiąg Wieczystych) właściwe do ich prowadzenia ze względu na miejsce położenia nieruchomości. Każdy może złożyć wniosek o udostępnienie ksiąg, gdyż są one jawne. We wniosku trzeba podać numer KW. Jeśli nie wiemy, czy nieruchomość ma księgę, można to sprawdzić w ewidencji gruntów i budynków. Na mapach przy działce uwidacznia się numer księgi wieczystej lub inny dokument będący podstawą własnośc, na przykład akt własności ziemi, gdy księga wieczysta nie była prowadzona. Jeśli nieruchomość położona jest na kilku obszarach sądów, właściwy sąd do prowadzenia księgi wyznaczany jest przez prezesa sądu wojewódzkiego.

Księgi wieczyste zakładane są zazwyczaj na wniosek osoby uprawnionej, czyli np. takiej która:

- jest właścicielem nieruchomości,
- przysługuje jej ograniczone prawo rzeczowe,
- jest wierzycielem, który nabył prawo umożliwiające dokonanie wpisu do księgi.

Księgę wieczystą może także założyć na podstawie odrębnych przepisów ZUS, który jest upoważniony do składania wniosku o założenie księgi dla nieruchomości swoich dłużników.

Co do zasady, dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną księgę wieczystą.

W Polsce trwa obecnie proces przenoszenia treści ksiąg prowadzonych w wersji papierowej na dyski komputerów. Dostęp do takich ksiąg jest wygodniejszy, gdyż dane z ksiąg wieczystych z całego kraju można przeglądać w każdym sądzie mającym połączenie z serwerami Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. W wielu sądach księgi nadal są dostępne tylko w wersji papierowej, a zdarza się, że część księgi jest już w komputerze, a część tylko na papierze. Wtedy zainteresowany otrzyma do wglądu księgę papierową.

Księga wieczysta zawiera cztery działy.

1. Dział pierwszy obejmuje oznaczenie nieruchomości oraz wpisy praw związanych z jej własnością. Tutaj zatem znajdziemy adres nieruchomości, numer działki, opis budynku, jak również opis praw, jakie tej nieruchomości przysługują (np. służebność gruntowa). 

2. Dział drugi zawiera wpisy dotyczące własności i użytkowania wieczystego. Wpisy w tym dziale potwierdzą, kto jest właścicielem (bądź użytkownikiem wieczystym) nieruchomości. Należy więc sprawdzić, czy osoba, która utrzymuje, że jest właścicielem jest ujawniona w księdze wieczystej.

3. Dział trzeci księgi wieczystej przeznaczony jest na wpisy dotyczące ograniczonych praw rzeczowych, z wyjątkiem hipotek, na wpisy ograniczeń w rozporządzaniu nieruchomością oraz na wpisy innych praw i roszczeń, z wyjątkiem roszczeń dotyczących hipotek. Należy więc sprawdzić, czy nieruchomość nie jest obciążona np. prawem użytkowania, służebnością, lub czy innej osobie trzeciej nie przysługuje roszczenie o nabycie tej nieruchomości, prawo pierwokupu bądź odkupu. Jeżeli dział trzeci zawiera jakiekolwiek wpisy należy przed zawarciem transakcji skonsultować się z prawnikiem. Może się bowiem okazać, po nabyciu działki, że osoba trzecia może skutecznie dochodzić od nas przeniesienia prawa własności tej działki na jej rzecz. Najmniej obaw mogą budzić wpisane w tym dziale takie prawa jak np. służebność bądź użytkowanie na rzecz zakładu energetycznego czy gazowni, ale i wówczas powinniśmy ustalić, gdzie przez naszą działkę przechodzi linia energetyczna bądź rurociąg tak, aby móc zapewnić dostęp do tych urządzeń w przypadku konieczności ich naprawy.

4. Dział czwarty - jest jednym z najważniejszych, przeznaczony jest na wpisy dotyczące hipotek. Jakiekolwiek wpisy w tym dziale oznaczają, iż ten, komu hipoteka przysługuje (np. bank) będzie mógł dochodzić zaspokojenia z nieruchomości bez względu na to, czyją nieruchomość stała się własnością. W przypadku, kiedy dłużnik nie spłaci kredytu, nasza nieruchomość może zostać sprzedana w toku postępowania egzekucyjnego, tak aby zaspokoić roszczenia banku. Przed nabyciem takiej nieruchomości należy upewnić się, że hipoteka została wykreślona. Ale może zdarzyć się również tak, że bank wystawi zezwolenie na wyłączenie nabywanej przez nas nieruchomości spod obciążenia hipotecznego (np. jeżeli nabywamy jedną działkę gruntu z szeregu innych działek, składających się na nieruchomość) i wtedy wystarczy tylko upewnić się u notariusza, czy zaświadczenie jest prawidłowe.

Wszystkie czynności prawne dotyczące nieruchomości dokonywane są w formie aktów notarialnych. Na notariuszu, jako na osobie zaufania publicznego, ciąży obowiązek sprawdzenia wpisów w księdze wieczystej przed zawarciem umowy. Należy upewnić się, iż w akcie notarialnym znajdzie się wzmianka o tym, iż notariusz zapoznał się z treścią wpisów w księdze wieczystej i potwierdza oświadczenia sprzedającego (przy umowie sprzedaży) w tym zakresie.

Wpis do księgi wieczystej dokonywany jest na wniosek zainteresowanego lub z urzędu (gdy przepis szczegółowy tak stanowi). Wnioski o wpis powinny być składane na piśmie, a wpis w księdze wieczystej ma moc wsteczną od daty złożenia wniosku o jego dokonanie. Wpisem w księdze wieczystej jest również wykreślenie.

Wpisów dokonuje się najczęściej na podstawie dokumentów z notarialnie poświadczonym podpisem, a gdy wpis dotyczy usunięcia niezgodności między treścią księgi a stanem faktycznym, na podstawie orzeczenia sądu lub innych odpowiednich dokumentów.
Do wpisu ograniczonego prawa rzeczowego na nieruchomości wystarczy dokument obejmujący oświadczenie właściciela o ustanowieniu tego prawa.

Uwaga na wzmianki.

Zanim sąd dokona do księgi wpisu, pojawia się w niej wzmianka, że wpłynął wniosek o taki wpis. Wniosek o wpis powinien być w dniu wpływu do sądu zarejestrowany i opatrzony kolejnym numerem. Niezwłocznie po zarejestrowaniu wniosku zaznacza się w odpowiednim dziale księgi wieczystej w "łamie" 1 (rubryce nr 1) numer wniosku.

Wzmianka wyglądać może tak: wniosek nr... z dn...". Podając ten numer urzędnikowi sądowemu możemy się dowiedzieć, czego wniosek dotyczy.

Jeśli wzmianka jest w dziale:

•  I księgi, może to znaczyć, że chodzi o korektę powierzchni nieruchomości, jej adresu, opisu budynku itd.;

•  II - oznacza ona, że ktoś wystąpił z wnioskiem o ujawnienie swoich praw do nieruchomości;

•  III - może oznaczać wniosek o wpis ograniczenia w rozporządzaniu nieruchomością, czyli np. zakaz sprzedaży domu nałożony przez sąd albo, co może być bardzo groźne, o wszczęciu egzekucji z nieruchomości. Chodzi tutaj o sytuację, kiedy właściciel domu pożyczył od kogoś pieniądze (może to być bardzo wiele osób) i teraz wierzyciel domaga się sprzedaży nieruchomości, aby dostać je z powrotem;

•  IV - hipoteka - znaczy, że ktoś żąda wpisu zabezpieczającego swoją wierzytelność (np. bank, który udzielił kredytu);
 
W papierowych księgach wzmiankę o wniosku wykreśla się (podkreśla na czerwono tak jak wszystkie wpisy w księdze wieczystej) po dokonaniu wpisu. Brak podkreślenia wzmianki o wniosku oznacza, że wniosek o wpis nie został jeszcze przez sąd rozpoznany.

W elektronicznych księgach nieaktualna wzmianka jest w kolorze szarym.

Wykreślenie hipoteki po spłacie zobowiązania.

Z chwilą spłacenia zobowiązania zabezpieczająca tę wierzytelność hipoteka wygasa. Właściciel nieruchomości jest uprawniony do złożenia wniosku o wykreślenie hipoteki. Jednak samo złożenie wniosku nie spowoduje wykreślenia. Właściciel musi do wniosku dołączyć dokumenty potwierdzające fakt wygaśnięcia hipoteki. W przypadku kredytów będą to oświadczenia ( koszty wystawienia ponosi kredytobiorca ) od kredytodawcy potwierdzające spłatę zobowiązania i zgodę na wykreślenie hipoteki.
Kredytodawca nie może odmówić wystawienia takiego oświadczenia gdyż jest on zobowiązany do dokonania wszelkich czynności umożliwiających wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej. Oczywiście banki tego typu oświadczenia wydają swoim klientom. Jednak zabezpieczenie wierzytelności hipotekami jest także stosowane w obrocie gospodarczym. Dłużnik po spłacie zobowiązania powinien otrzymać od wierzyciela pokwitowanie informujące, że spłacił on należności. Podobnie jak i bank także i wierzyciel musi wystawić tego typu pokwitowanie (koszty jego wystawienia ponosi dłużnik). W przypadku gdyby tego nie uczynił, należy pozwać go do sądu, domagając się stosownego oświadczenia woli.